Как оформить документы «задним числом» и чем это чревато
В практике специалистов по охране труда часто возникает ситуация, когда какой-либо документ не был оформлен вовремя. Как поступить в таком случае — можно ли «откатить дату» и какие риски несет такой подход?
Встает вопрос: как это сделать правильно?
Есть два варианта решения проблемы:
-
Официальный вариант — исправляем ситуацию корректно, с указанием текущей даты.
-
Неофициальный вариант — внесения даты задним числом.
Почему важно избегать оформления документов задним числом?
Наличие документов, внесенных «задним числом» — это грубейшее нарушение норм документооборота и законодательства. Во время проверок Государственной инспекции труда (ГИТ), Федеральной службы по труду и занятости (СФР) или расследования несчастного случая это считается фальсификацией, что грозит серьезными последствиями!
Какие последствия несет оформление «задним числом»?
-
Недостоверные сведения в документах.
-
Риск лишения пострадавших права на страховые выплаты и компенсации.
-
Повышенная вероятность внеплановых проверок и штрафов.
-
Возможные судебные разбирательства.
Как правильно поступить при пропуске сроков оформления?
Заполняйте все документы текущей датой. В пояснительной записке опишите причину задержки (например, кадровые изменения, болезнь ответственного специалиста и др.).
Лучше провести необходимые мероприятия позже, но с оформлением по регламенту и с реальной датой.
Продемонстрируйте, что ошибка выявлена и устранена.
Проанализируйте, где еще могли возникнуть пропуски, и обновите внутренние регламенты. Официальный вариант хорош тем, что видна работа системы управления охраной труда: проводятся аудиты (проверки), исправляются действующие ошибки, идёт взаимодействие между работниками
