Организация медосмотров. Как облегчить работу
Многие специалисты по охране труда полностью берут на себя ответственность за все, что связано с проведением медосмотров. Задачи можно распределить между подразделениями, только обязательно прописать это в локальных актах (приказ, порядок или раздел в СУОТ).
Составить списки сотрудников для медосмотра — задача СОТа (это прописано в профстандарте № 274н пункт 3.1.4.). Помним, что периодические медосмотры проводят до истечения срока предыдущего. Важно успеть сделать все вовремя, чтобы не отстранять работника от работы, пока не получено заключение.
Удобно формировать списки в декабре — так легче планировать бюджет на медосмотры на следующий год.
После того, как списки готовы, проверьте, надо ли вашей организации отправлять их в Роспотребнадзор (сотрудники пищепрома, медицины, занятые с детьми и тд…). Можно свериться с перечнем Минздрава в письме от 07.08.2000 № 1100/2196-0-117. Также можно позвонить в региональное отделение ведомства.
Если список отправлять нужно —это может сделать секретарь (работодатель должен приказом сделать его ответственным).
Сделать поименный список работников может отдел кадров. Важный аргумент! В документах — персональные данные работников, обрабатывать из могут только ответственные (кадровики). Это статья 22.1 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Заодно проверьте, прошли ли они обучение по программе «Защита персональных данных» — в 2024 году есть изменения.
В списке должно быть: ФИО, должность и стаж, вредный производственный фактор. После утверждения списка работодателем, список отправляется в медорганизацию кадровиками или секретарем.
Заключение договора с медорганизацией. Это задача СОТа (п. 3.1.4 профстандарта № 274н). А вот саму подготовку договора можно доверить юридическому отделу.
Согласование календарного плана и выдача направлений. Его нужно составить СОТу в течение 10 дней после составления поименных списков работников. План нужно согласовать с руководителями подразделений —их задача проверить сменность сотрудников, совпадения с отпусками. То есть, согласовывает календарный план – руководитель организации, а утверждает – медорганизация. После того, как получили документ —подготовьте приказ о медосмотре, дополните его календарным планом и листом ознакомления. Ознакомить работников могут руководители подразделений —поручите им эту обязанность.
Заполнять направления на осмотр, передавать их работникам и вести учет нужно доверить отделу кадров, ссылаемся на то, что они работают с персональными данными.
Проконтролировать медосмотр нужно СОТУ (согласно п. 3.1.4 профстандарта № 274н). Подсказывайте ответственным, если у них будут вопросы и всегда проверяйте документы. После того, как организация передаст вам данные — проверьте, все ли работники годны к работе. Если нет – сообщите кадровикам.
Хранение документов можно передать отделу кадров (опять же, чтобы не нарушать закон о защите персональных данных). Кадровик не соглашается? Объясните причину и покажите штрафы, которые могут достигать 100 тыс. руб.
Проверьте свою организацию на соответствие работе с персональными данными и записывайтесь на обучение!
