Хранение документов по охране труда: правила, сроки

Где и какие документы по охране труда хранить в 2026 году: полное руководство для специалиста по ОТ

За ошибки в хранении, учете и комплектации архивных документов компании грозит штраф до 10 тыс. руб. по ст. 13.20 КоАП РФ. Но риски не ограничиваются архивными нарушениями: отсутствие документов по охране труда при проверке ГИТ может привести к штрафам до 400 тыс. руб. по ст. 5.27 КоАП.

В этой статье — актуальные требования 2026 года: где хранить, сколько хранить, как правильно уничтожать и как организовать электронный архив без нарушений.

📍 Где хранить: распределяем зоны ответственности

Правильная организация хранения начинается с четкого разграничения мест хранения документов. Требования профстандарта специалиста по охране труда (приказ Минтруда от 22.04.2021 № 274н) предписывают хранить нормативные правовые акты (НПА) с требованиями по специфике предприятия непосредственно в службе ОТ

Место хранения	Какие документы хранятся	Кто отвечает
Служба охраны труда	Положение о СУОТ Документы по результатам СОУТ (карты, декларации, отчеты) Приказы и распоряжения по ОТ Журналы регистрации вводных инструктажей Материалы расследования несчастных случаев (НС) НПА по специфике предприятия	Специалист по ОТ
Структурные подразделения	Инструкции по ОТ для профессий подразделения Наряды-допуски Журналы инструктажей на рабочем месте Программы стажировок Журналы учета выдачи СИЗ (если ведутся на месте)	Руководитель подразделения / ответственный за ОТ
Архив организации	Документы постоянного хранения Документы со сроком хранения свыше 10 лет	Архивариус / Специалист по ОТ
Внешний архив (аутсорс)	Документы постоянного хранения (при отсутствии собственного архива) Документы длительного хранения по договору	Специализированная организация

Таблица 1. Места хранения документов по охране труда

⏳ Сроки хранения: таблица на 2026 год

Сроки установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, раздел 7.3). В 2026 году действуют обновленные требования: некоторые сроки сокращены, что упрощает архивное хранение.

 Алгоритм: как упорядочить хранение за 4 шага

Шаг 1. Разделите на текущие и заверненные

• Текущие — с которыми работаете сейчас (открытые журналы, действующие приказы).

• Завершенные — закрытые журналы, исполненные приказы, отработанные планы.

Шаг 2. Рассортируйте завершенные по срокам

Разбейте на три категории:

1. Постоянного хранения (Положение о СУОТ, акты Н-1 по смертельным НС).

2. До 10 лет (протоколы, приказы, инструкции).

3. Свыше 10 лет (журналы инструктажей, карты СОУТ).

Шаг 3. Внутри категории — по видам и годам

Сортировка: Журналы → Протоколы → Акты → ЛНА → Переписка. Внутри каждого вида — по годам (от старых к новым).

Шаг 4. Отметьте документы с истекшим сроком

На обложках дел или в реестре сделайте пометку «Подлежит уничтожению в 2026 году» для последующей экспертизы.