Что делать, если потерялись документы, подтверждающие проведение инструктажей по ОТ?

Как только обнаружили утерю —сообщите об этом руководству, чтобы избежать обвинений в сокрытии случая. По этому поводу напишите служебную записку. Там пропишите: как обнаружили пропажу, пропишите наименования инструктажей и подразделения, в которых выявили нарушения. Укажите сроки, в которые восстановите инструктажи.

Нужно выяснить причины утраты инструкций. Подготовьте приказ о создании комиссии (нечетное число человек). В документе пропишите состав и задачи комиссии, сроки. Возглавляет комиссию директор или зам, потому что их обязанность обеспечить наличие инструктажей.

Продолжайте расследование: опросите ответственных, поговорите с работниками, которые отвечали за инструктажи. Ответственные должны подтвердить, что инструктажи проводились вовремя и в соответствии с программами. В объяснительных записках укажите период ответственности работника, записки прикрепите к акту об утрате инструктажей. Акт оформляется в свободной форме.

К акту приложите подтверждающие документы. Например, инструктажи потеряло должностное лицо — приложите его объяснительную. Была чрезвычайная ситуация — получите подтверждение происшествия. Пожар — справка МЧС. Подтверждающий документ освободит вас от штрафа при проверке ГИТа.

Восстановите инструктажи

Перед тем, как восстанавливать инструктажи, создайте приказ об итогах расследования причин потери.

Восстановить инструктажи = провести их повторно и зарегистрировать новым числом. Вводный инструктаж проводится заново. Инструктажи на рабочем месте — проведите внеплановый.

Вместо потерянного документа заведите новый. Внесите в него работников, чьи инструктажи надо восстановить. Указывайте фактическую дату инструктажа.